E-Rechnung öffnen und prüfen

XRechnung oder ZUGFeRD bekommen? Hier liest du sie als Dokument, druckst sie und prüfst, ob die wichtigsten Angaben drinstehen und die Summen stimmen. Die Datei verlässt dein Gerät nicht.

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Kurz gesagt

Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne sichtbares Layout. Zum Lesen brauchst du einen Viewer. Zieh die Datei in das Feld unten: Du siehst die Rechnung als Dokument und darunter eine Prüfung, ob die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG vorhanden sind und die Beträge aufgehen. Bei ZUGFeRD-PDFs zeigt der Viewer die eingebetteten Daten und nicht das PDF-Bild, denn weichen beide voneinander ab, gelten seit 2025 die Daten.

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Selbst eine Rechnung schreiben

Der Viewer prüft nur die Plausibilität. Er validiert weder XML-Schema und Schematron noch EN 16931 oder PDF/A.

E-Rechnung hierher ziehen oder klicken

XRechnung (XML, CII oder UBL) oder ZUGFeRD / Factur-X (PDF). Die Datei bleibt auf deinem Gerät.

Plausibilitätsprüfung der Rechnungsdaten

    Keine vollständige Prüfung nach XML-Schema, Schematron, EN 16931 oder PDF/A. Die Anzeige bestätigt weder Konformität noch einen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Für die formale Prüfung gibt es den offiziellen KoSIT-Validator.

    Warum reicht es nicht, das PDF anzusehen?

    Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen: einem PDF zum Lesen und einer XML-Datei mit denselben Angaben für die Buchhaltung. Bis 2024 galt bei einem Widerspruch das PDF. Seit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist es umgekehrt: Maßgeblich sind die Daten im XML-Teil. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst anzuzeigen, statt sich auf das PDF-Bild zu verlassen. Genau das macht dieser Viewer. Er holt die eingebettete Datei aus dem PDF und stellt ihren Inhalt dar.

    Enthält ein PDF keine eingebettete Rechnung, meldet der Viewer das. Dann hast du eine „sonstige Rechnung“ bekommen. Bis Ende 2026 ist das zulässig, wenn du dem Format zugestimmt hast, bei Absendern mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht dauerhaft ausgenommen.

    Was prüft der Viewer?

    Der Check liest die Angaben aus der Rechnung und hakt ab, was § 14 Abs. 4 UStG für eine vollständige Rechnung verlangt:

    • Name und vollständige Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, mit gültigem Ländercode
    • Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
    • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Währung
    • Beschreibung, Menge, Preis und Betrag jeder Position
    • Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (fehlt es, erscheint ein Hinweis statt eines Fehlers)
    • Steuerbetrag je Steuersatz, bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge der Hinweis darauf
    • bei Reverse Charge und Lieferungen in die EU die USt-IdNr. des Empfängers
    • bei Zahlung per Überweisung eine IBAN mit gültiger Prüfziffer

    Dazu rechnet er jede Position auf den Cent nach, auch mit Rabatten und Zuschlägen. Er prüft, ob die Summe der Positionen den Nettobetrag ergibt, ob die Steuer je Steuersatz stimmt und ob Netto plus Steuer den Bruttobetrag ergibt. Bereits gezahlte Beträge und Rundungen berücksichtigt er beim Zahlbetrag.

    Das ist eine Plausibilitätsprüfung. Sie sagt nichts darüber, ob der Rechnungssteller den richtigen Steuerfall gewählt hat, bestätigt keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug und ersetzt keine technische Validierung gegen die offiziellen Regeln. Die leistet der kostenlose Validator der KoSIT.

    Was machst du, wenn eine Angabe fehlt?

    Bitte den Absender um eine korrigierte Rechnung. Für den Vorsteuerabzug brauchst du eine Rechnung, die nach §§ 14 und 14a UStG ausgestellt ist (§ 15 Abs. 1 UStG). Bist du Kleinunternehmer und ziehst keine Vorsteuer, ist eine unvollständige Rechnung für dich weniger heikel. Für deine Buchhaltung brauchst du sie trotzdem.

    Rabatte oder Zuschläge auf die gesamte Rechnung rechnet der Check mit ein, als eigene Zeile zeigt der Viewer sie aber nicht. Deshalb kann der angezeigte Nettobetrag von der Summe der Positionen abweichen, obwohl die Rechnung stimmt. Bereits gezahlte Beträge zeigt er an, wenn sie in der Datei stehen.

    Wie bewahrst du E-Rechnungen auf?

    Eingehende Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck allein reicht also nicht, du speicherst die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF selbst. Mit „XML speichern“ holst du die eingebettete Datei auch aus einem PDF heraus. Laut Bundesfinanzministerium ist eine Ablage außerhalb eines speziellen Archivsystems umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß. Ein fester Ordner je Jahr mit Sicherung ist für Freelancer ein pragmatischer Anfang.

    Welche anderen Viewer gibt es?

    Die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen eigenen, kostenlosen E-Rechnungs-Viewer an. Viele Buchhaltungsprogramme lesen E-Rechnungen ebenfalls direkt ein. Unser Viewer ist für den schnellen Blick gedacht: Datei hineinziehen, lesen, Pflichtangaben sehen. Wenn du ohnehin mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, ist deren Import meist der kürzere Weg, weil die Daten dann gleich gebucht werden.

    Quellen: Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026), Fragen 2, 11, 12a und 13; § 14 UStG, § 14b UStG, § 15 UStG.

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    Häufige Fragen zum Öffnen von E-Rechnungen

    Muss ich als Freelancer E-Rechnungen empfangen können?
    Ja. Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer und Freelancer, die gerade im Ausland arbeiten. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen brauchst du einen Viewer wie diesen, den Viewer der Finanzverwaltung oder deine Buchhaltungssoftware.
    Welche Dateien kann ich hier öffnen?
    E-Rechnungen als XML-Datei, sowohl in der Syntax CII als auch UBL, also zum Beispiel XRechnungen. Dazu ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs mit eingebetteter XML-Datei. Ein einfaches PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten erkennt der Viewer und meldet, dass es keine E-Rechnung ist.
    Wird meine Rechnung hochgeladen?
    Nein. Die Datei liest nur dein Browser, sie wird nirgendwohin übertragen und nicht gespeichert. Auf dieser Seite laden wir auch keine Werbung und keine Statistik.
    Was prüft der Viewer?
    Ob wichtige Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG in der Datei stehen, etwa vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und Datum, und ob Positionen, Nettobetrag, Steuer und Bruttobetrag auf den Cent zusammenpassen. Fehlt etwas, fordere beim Absender eine korrigierte Rechnung an. Einen Anspruch auf Vorsteuerabzug bestätigt der Check nicht, und eine technische Validierung gegen die offiziellen Regeln ersetzt er auch nicht. Dafür gibt es den Validator der KoSIT.
    Wie bewahre ich E-Rechnungen auf?
    Acht Jahre lang, und zwar die Datei selbst: bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit der eingebetteten XML. Der strukturierte Teil muss unverändert erhalten bleiben, ein Ausdruck allein reicht nicht. Mit „XML speichern“ holst du die Daten auch aus einem ZUGFeRD-PDF heraus.