E-Rechnung schreiben, auch für Kunden im Ausland

Deine Eingaben verarbeitet nur dein Browser. Wambur bekommt sie nicht zu sehen und speichert nichts auf einem Server. Ob dein Browser den Entwurf für den nächsten Besuch behält, entscheidest du mit dem Haken „Entwurf auf diesem Gerät speichern“. Ohne Haken ist die Rechnung weg, sobald du den Tab schließt. „Alle lokal gespeicherten Invoice-Kit-Daten löschen“ entfernt gespeicherte Entwürfe wieder. Auf dieser Seite laden wir keine Werbung und keine Statistik, auch wenn du beides zugelassen hast.

Welcher Steuerfall passt zu deinem Kunden?

Maßgeblich ist bei Dienstleistungen wie Design, Programmierung, Texten oder Beratung vor allem, ob dein Kunde ein Unternehmen ist und in welchem Land er sitzt. Die Tabelle zeigt die Grundfälle und den Steuerfall, den du dafür im Werkzeug auswählst.

Die Ausnahme betrifft elektronisch erbrachte Leistungen, etwa Downloads oder Online-Kurse ohne persönliche Betreuung, an Privatleute in anderen EU-Ländern. Liegen solche Umsätze zusammen mit Fernverkäufen über 10.000 Euro im Jahr, gilt die Umsatzsteuer im Land der Kundschaft (§ 3a Abs. 5 UStG). Für Warenlieferungen gibt es eigene Fälle, die das Werkzeug ebenfalls kennt: innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr.

Zwei Punkte gehen bei Reverse Charge oft unter. Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des Monats nach der Leistung ausgestellt sein (§ 14a Abs. 1 UStG). Außerdem meldest du diese Umsätze zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (§ 18a UStG). Ob die USt-IdNr. deines Kunden gültig ist, kannst du dort ebenfalls bestätigen lassen.

Als Kleinunternehmer befreit dich § 19 UStG nur für Umsätze, deren Leistungsort in Deutschland liegt. Arbeitest du für Firmen im EU-Ausland, klär mit einer Steuerberatung, welcher Steuerfall und welcher Hinweis auf die Rechnung gehören. Was ein Wohnsitzwechsel für deine Steuerpflicht bedeutet, steht auf Steuern im Ausland.

Rechtsgrundlagen im Volltext: § 14 UStG (Pflichtangaben), § 14a UStG (Reverse Charge), § 3a UStG (Leistungsort), § 18a UStG (Zusammenfassende Meldung), § 19 UStG (Kleinunternehmer) und das BZSt zur USt-IdNr.

Ab wann musst du E-Rechnungen schreiben?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Als Freelancer ohne Firmensitz zählt dafür dein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Wer seinen deutschen Wohnsitz behält und nur zeitweise im Ausland arbeitet, bleibt also betroffen. Die Übergangsfristen laut Bundesfinanzministerium:

• Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
• Bis 31. Dezember 2026 darfst du noch Papierrechnungen schreiben. Ein einfaches PDF geht nur, wenn dein Kunde zustimmt.
• Im Jahr 2027 gilt diese Übergangsregel nur noch, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
• Ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland Pflicht.

Ausgenommen sind Rechnungen von Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Rechnungen an Privatleute. Für Kunden im Ausland gilt die deutsche Pflicht nicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist trotzdem ein gewöhnliches PDF, das jeder Kunde öffnen kann, und damit auch dort keine schlechte Wahl.

Quelle: Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026), Fragen 3, 4, 11 und 12.

Welches Format brauchst du: ZUGFeRD oder XRechnung?

ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei stecken. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungsprogramme lesen die Daten. Das passt für die meisten Firmenkunden. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten seit 2025 die Daten. XRechnung ist reines XML ohne Layout und wird vor allem von Behörden verlangt, meist zusammen mit einer Leitweg-ID. Das Bundesfinanzministerium nennt beide Formate als zulässig, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Das Werkzeug erzeugt ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931 und XRechnung 3.0.

Ein einfaches PDF aus Word oder einem Rechnungsprogramm ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung. Es gilt als „sonstige Rechnung“ und ist nur noch in den Übergangsfristen erlaubt. Wie ein Kunde deine Rechnung sieht, prüfst du mit unserem E-Rechnungs-Viewer.

Technische Standards: XRechnung bei der KoSIT und ZUGFeRD beim FeRD.

Was prüft das Werkzeug, und was nicht?

Vor jedem Export prüft das Werkzeug, ob die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ausgefüllt sind: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitpunkt, Positionen und Steuersätze. Je nach Steuerfall kommen weitere Felder dazu, bei Reverse Charge zum Beispiel beide USt-IdNrn. Außerdem prüft es Formate: die Prüfziffer der IBAN, E-Mail-Adressen, Länder- und Währungscodes, Datumsangaben und das Grundformat einer USt-IdNr. Ob eine USt-IdNr. tatsächlich vergeben ist, fragt es nirgends ab. Fehlt etwas oder passt ein Format nicht, steht die Meldung direkt am Feld, und es entsteht keine Datei. Den gesetzlichen Hinweis zum Steuerfall druckt es automatisch, auf Wunsch in der Sprache deines Kunden.

Welcher Steuerfall zu deinem Auftrag passt, entscheidet das Werkzeug nicht. Es prüft nur, ob die Angaben für den gewählten Fall vollständig sind. Nicht abgedeckt sind Differenzbesteuerung, Reiseleistungen, Gutschriften im Gutschriftverfahren und Länder mit staatlicher Echtzeitfreigabe von Rechnungen wie Italien oder Polen.

Das Werkzeug verschickt nichts. Die Datei schickst du selbst per E-Mail an deinen Kunden. Aufbewahren musst du jede Rechnung acht Jahre, bei einer E-Rechnung mindestens den XML-Teil in seiner ursprünglichen Form (§ 14b UStG). Ein Ordner je Jahr mit regelmäßiger Sicherung ist ein brauchbarer Anfang. Mit „Sichern (JSON)“ legst du eine Rechnung als Datei ab und lädst sie später als Vorlage wieder.

Oben im Formular steht außerdem ein Bereich für Invoice Kit Pro. Mit einer Lizenz kommen ein Kundenstamm, ein Artikelstamm und ein Archiv bearbeitbarer Rechnungskopien dazu, ebenfalls nur in deinem Browser. Dieses Archiv ist nicht revisionssicher und ersetzt nicht die Ablage der Dateien, die du verschickt hast. Lizenzen gibt es derzeit nur als Geschenk vom Herausgeber von Invoice Kit. Alle übrigen Funktionen laufen ohne Lizenz.

Invoice Kit, das Open-Source-Projekt hinter dem Werkzeug, erzeugt XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931. Eine vollständige Prüfung gegen XML-Schema, Schematron, EN 16931 oder PDF/A findet im Browser nicht statt, und für den aktuellen Stand veröffentlicht das Projekt keine Prüfberichte externer Validatoren. Wenn du sichergehen willst, prüfst du eine Datei selbst: die XRechnung mit dem kostenlosen Validator der KoSIT, das ZUGFeRD-PDF mit Mustang und das PDF/A-Format mit veraPDF. Alle drei lassen sich auf dem eigenen Rechner ausführen, deine Rechnung muss dafür nirgends hochgeladen werden.

Wie kommt das Geld aus dem Ausland an?

Innerhalb des Euro-Zahlungsraums SEPA überweisen Kunden auf deine IBAN wie im Inland. Wählst du als Zahlungsart „SEPA-Überweisung (EUR)“, druckt das Werkzeug dafür einen GiroCode, den dein Kunde mit der Banking-App scannt. Für Rechnungen in Franken, Pfund oder Dollar stellst du „Überweisung (IBAN, auch Fremdwährung)“ ein. Zahlt ein Kunde aus den USA, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz, kosten Auslandsüberweisung und Umrechnung oft Gebühren auf beiden Seiten. Ein Konto mit Empfangsdaten in der Währung deines Kunden kann das vereinfachen. Worauf du dabei achten solltest, vergleicht unser Ratgeber zum Multiwährungskonto.

Passend dazu

Häufige Fragen zur E-Rechnung